仮予約をしてから使用日までの準備
事前打合せ（ホール利用時）
当日の進行と準備を円滑に行うため、、利用日の１か月前を目安にご来館いただき会館職員と、会館舞台管理者で明確な「利用打合せ」を行います。
「利用打合せ」の日程は各都合で調整をして決定させていただきます。
打合せ時に必要な書類など
進行表（タイムスケジュール）・舞台図面（平面図、配置図、仕込図等）プログラム・次第・人員配置図（配置表）など。
当日の運営に使用する図面や表をできる限り持参してください。
使用前の準備などについて
- 入場受付・チケット改札・会場案内・カゲアナ・場内外整理・ドア開閉・駐車場会場設営係員・ピアノ調律師など開催に必要な人員は利用者にて手配してください。
- 催事に必要な看板・舞台装飾品・事務用品等は利用者で用意してください。
利用者が手配した業者・スタッフなどは「利用打合せ」にて確認させていただきます。
舞台・音響・照明の仕込み、技術者、操作員について
- 有料（入場料あり）催事は主催者で必ず手配していただきます。その際にかかる経費も利用者負担となります。
- 無料催事の場合も原則的には主催者（使用者）で手配していただきますが、催し物の規模や操作内容により会館舞台管理者が可能な範囲でサポートします。ただし、限られた人数での対応と利用打合せでの判断となります。内容によりご希望に添えない場合がございます。その際は利用者での手配と経費負担になります。
明細については「利用打合せ」にて確認させていただきます。
事前に申請や届け出が必要な場合について
- ※催し物の内容により事前の届出が必要な場合があります。
詳しくは文化ホール職員または下記へ直接お問い合わせください。
| 特別警備・集会届 | 太田警察署（太田市鳥山下町400-5 電話：0276-33-0110） |
| 火災疑似行為・危険物の使用など | 西部消防署藪塚分署（太田市山之神町243-2 電話：0277-78-1119） |
| 音楽の使用 | (社)日本音楽著作権協会 大宮支部(さいたま市大宮区宮町2-35 大宮MTビル9F TEL：048-643-5461) |
- 駐車場についてのお願い （専用の申請用紙をお渡しします。）
ホールをご利用いただく場合は必ず利用者が下記へ駐車場の申請をお願いします。
藪塚本町保健センター(太田市大原町 482-1 TEL：0277-20-4400)
※ホール南西の一階建て(茶色)の建物です。
※特殊な利用方法や演出などがあると判断した場合、別途打合せをさせていただきます。
催し物の告知について
- ポスター、チラシ、リーフレットを作成する場合は主催者名と連絡先・問い合せ先を明記してください。
- 会場案内以外での文化ホールの電話番号の記載についてはご遠慮ください。
- 文化ホールでは明細な内容についてのお問い合わせは対応できません。
- その他、告知については文化ホール職員にお問い合わせください。